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        如何策劃好一個線下的活動?
        發布時間:[2017-04-11
        Check List:
        1.定下時間。
        2.確定預算。
        3.確定場地。
        4.演講者。
        5.報名渠道
        6.發布通知
        7.活動通知格式
        8.現場人員名單
        9.物料清單
        10.現場時間表
        11.拍照注意
        12.禮物
        13.活動策劃
        14.志愿者
        15.PPT(keynote)

        時間:
        跟議論文一樣,時間地點人物時間。定下時間,選擇地點,預估人數,開始篩選和談場地。
        考慮講師時間、同事時間、公共節假日時間、場地是否有空…… 綜合上面之后,確定時間。

        預算:
        跟老板談談,跟同事問問,若有免費資源,一定用上。

        場地:
        現場Wifi,麥克風,投影能不能用?,F場吵不吵?電源插座夠不夠?
        空調能用不?能不能放你們的海報、易拉寶?
        場地放是否提供免費食物?他們是否有人協助你們?還是只有場地,你們自己搞定其他的。
        從正門開始,是否能有指示牌?避免你的用戶找不到?
        場地是否很有名?人流量是否很大,是否會有該場地游客加入你們活動。
        該場地是否有微信、微博等等,是否愿意替你們宣傳推廣活動,這個可以帶來更多流量。
        場地負責人的微信、手機號碼是?
        若不能自己前去看場地,請他們把場地照片發給你??匆淮伪容^有感覺。
        現場也知道東西怎么放較合適了。

        演講者:
        他們是否有不靠譜前科?會不會準時到達?
        他們PPT在活動前檢查一次,以防奇怪的事情發生。
        他們用mac還是win,是否需要投影儀?
        他們的微信或者微博賬號是?這在活動宣傳時候,需要@ 給他們。
        主持人可以把演講者社交賬號讀一次,加深了解,介紹時候跟親切人文。
        活動前向演講者把所有PPT要到,演講完畢放入分享。方便參加者獲取。

        報名渠道:
        可以用很多地方宣傳推廣,但是報名的link只能一個。
        推薦用Google form去登記和統計報名。
        但若全部用豆瓣或者微博活動統計,也可以??傊褪且粋€統計數據。
        避免重復報名,多次統計,發郵件通知也容易出問題。
        另外,報名時候可以做小信息收集的。他們常用APP是?怎么知道你們的?有無建議等等。
        后臺可以看到報名人郵箱和社交賬號,對社交大賬戶可以特別留意一下。
        某些相關公司郵箱,簽到時候也可以留意,比如name@ http://CCTV.com

        發布通知:
        場地是否可以通知,是否在場地提前張貼海報?
        包括但不限于:短信、郵件、微信、微博、G 、博客、專欄、線下告知……
        地圖搜索有數據過期概率,請一定詳細指明路線。地點一定配地圖指示圖,告知較近地鐵口,比如:B口出,左拐,看到XX大廈,樓下即是。若需要公交換乘,請詳細標注,并指示問路電話。
        報名成功后通知一次,活動前3天再通知一次。
        另外,活動通知發出后,給演講者看看。某些演講者會順手轉發一下,能帶來不少人流。
        微信、微博發送,然后戳link直接報名??梢杂脝柧砭W收集數據。
        Google form、活動行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城,做活動發布都不錯。
        另外,書是死的,世界是變化的?,F場一定要靈活使用。
        比如市場調查類的活動,就不要到處發通知。先自己公司內部微信、email通知,短信通知,再微博通知,若人數實在不夠,再公眾通知。這樣能保證得到自己相關用戶參加,而不是一堆無關人員,甚至是競爭對手跑來參加。

        活動通知格式:
        按照標準方式去寫,時間地點人物事件。
        讓人30秒內能判斷,這個活動是否值得參加。
        不要太文藝腔,過度聯想美化。
        時間表,地點,演講內容簡介等等干貨放前面。
        用自己語言多描述一下演講者,只寫XX公司XX職位,容易讓職務普通人,失去關注度。
        而且牛叉公司牛叉職務,可能讓人以為言辭無趣講套話,而不來參加。
        用心寫語言,能吸引到不同的受眾。
        “討論APP設計原則,快速迭代方式”
        “48小時持續熬夜改設計暗黑歷程”
        “愛改需求的產品經理 VS 敏捷開發工程師”
        “設計師分享:怎樣高效和工程師溝通”
        同一件事用不同方式去表達,會吸引到不同的受眾。

        現場人員:
        確定那些是必須提前來的人。提前1小時到達。
        準備物料,檢查細節,準備簽到物質,跟場地方溝通。
        如果現場提供食物,提前1小時點餐,現場人到達后直接開始使用食物,避免等待浪費時間。
        明確分工,雖然可以互相照應,有明確分工,更能檢查。
        拍照的,實時微信群互動的,微博更新的,簽到的,發禮物的,傳遞話筒的……

        物料:
        常見物料有:海報、現場小禮物、簽到表、簽到筆(大量)、易拉寶、零食、攝影儀、相機……
        不少物料需要提前快遞到場地,需要場地方簽收。
        有些需要提前張貼,比如海報。

        現場時間表:
        不要拖時間,有些場地有下一場活動,延時會耽誤另一個人。
        有些場地按照時間計算,延時需要另外計費。
        另外,延時會導致用戶提前離開,效果也不好。
        嚴格按照時間表來,若調整,再計算一次時間。用電腦或者平板給演講者倒計時。
        并在5分鐘、1分鐘,倒計時提醒。

        拍照注意:
        拍到現場活動標志。
        拍到演講者和PPT
        拍到提問者。
        拍簽到場面、拍接受禮物、拍離開時候跟演講者繼續追問和換聯絡方式。
        盡量早邀請大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有橫幅,可以拍一起在橫幅或者海報下合影。
        拍一些花絮和小場景特寫。
        這些后期寫活動總結和新聞時候能用到。

        禮物:
        禮物不僅僅是用來溝通感情,重點是廣告和傳播效果。
        如果能把你的標志貼在電腦上,帶到各個地方,這個傳播效果有多好。
        我看過幾個網絡媒體記者把小米貼紙貼在自己mac上。
        那個貼紙挺好看的。雖然我不用小米手機,也仔細看了很久。
        千萬別在丑購物袋上印刷 XXX公司。
        要有特色,希望那些愛自拍愛炫耀的網絡控,能帶回去,能傳播,能給別人看。

        活動策劃:
        定下時間后,去掉演講、提問時間,余下來的時間可以策劃一些好玩環節。
        如果希望臺下觀眾大家互相認識??梢运哑票螒?。
        可以單身交友,這個是大部分人感興趣環節。
        可以讓大家分組討論。也可以現場5分鐘,大家輪流分享小故事。
        也可以直接茶歇,所有人自動找自己感興趣的人去聊天。一切看你活動主題。
        如果是某個節日慶祝主題,空余時間可能是大家一起玩游戲。
        我常用的小方式,會讓所有人開始寫自己知道的APP,數量較多的送禮物。
        另一次是所有人寫自己知道的程序語言,數量較多的贏。
        這樣一群人會按照同一個主題,討論相關信息,互動較高。
        若有現場姑娘提問,可以詢問是否單身,若是,可以贈送額外小禮物。
        當然如果是戶外活動,空余時間大概是玩走扁帶,打繩結,回答技術問題等等。

        活動方案確定:
        活動一般是多人一起舉辦,策劃方案提前跟隊友討論有助于避免盲點。也能提供更多信息。
        建立個微信群,其他信息用G doc同步即可。
        我辦過的活動,一般是3個人一起做,Check List大家一起看,有遺漏會提醒。
        “責任到人”方式不適合動態活動,世事萬變,一個靠譜團隊更能適應變化做出成功活動。
        一旦某人暫時不在,另外2個人能補充上。
        團隊能一起教育和培養志愿者和新人。

        志愿者:
        有很重要且不可替代的職務,比如:組織者、主持人。
        也有一些活動,誰都能做,可以讓任何人5分鐘內加入幫助。
        比如簽到啦,發小禮物啦,維持秩序啦。
        這些可以從你的參會人員里面選擇,填寫報名表格時候詢問,是否愿意成為志愿者。
        一般是10:1的概率,100個人參會,大概10個愿意當志愿者,大概有5個真的來當志愿者。
        這個也跟組織有關系,公益,有趣,有公信力的組織,更容易獲得靠譜志愿者。
        大學生是志愿者主力,但他們相對經驗較少,但時間更多。
        在職2--3年的人員是第二主力,他們經驗豐富,一般參加跟工作相關的志愿者。
        大牛很少成為志愿者,時間不夠。邀請他們來演講即可。
        請志愿者填寫:姓名,電話,郵件,微信號,擅長領域。
        每次活動前,指定志愿者XX,去做XXX的事情。方便3分鐘進入狀態。
        若能填寫擅長領域,可以引導志愿者完成文案、海報、翻譯、報道撰寫等等工作。
        每次線下活動,好好挖掘和培養志愿者,未來活動會越來越順利。

        PPT(keynote)
        記得盡量帶上自己組織標志,開頭和結束有大標志,結束頁面有聯絡方式。
        盡量轉PDF,方便會后分享。
        不要用XX公司業務介紹,那個格式PPT,太沒誠意。
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